Datenschutzerklärung

1. Verarbeitete Daten

Für die Bereitstellung und den Schutz der Website werden Ihre IP-Adresse, die angeforderte URL, der Zeitpunkt der Anfrage sowie Browser- und Geräte-Header einschließlich der bevorzugten Sprachen verarbeitet. Cloudflare verarbeitet Verbindungs- und Sicherheitsdaten und erstellt Statistiken zum Betrieb der Website. Die Webanwendung verwendet keine Werbung, Besucheranalysen oder Sitzungsaufzeichnungen.

Angaben im Kontaktformular: Ihr Name; Ihre E-Mail-Adresse; Ihre Nachricht. Bei einer direkten E-Mail erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse, einen gegebenenfalls angegebenen Namen, die Nachricht, Zustellungsmetadaten und freiwillig beigefügte Anhänge. Senden Sie nur Informationen, die für Ihre Anfrage erforderlich sind, und keine Passwörter, Ausweisdokumente oder sensiblen personenbezogenen Angaben.

Senden Sie nur die Informationen, die zur Erläuterung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Senden Sie keine Passwörter, Ausweisdokumente, Mieterakten oder sensiblen personenbezogenen Daten.

Bei der Nutzung des Kontaktformulars wird Cloudflare Turnstile geladen. Der Dienst verarbeitet die IP-Adresse, den TLS-Fingerabdruck sowie die Signale User-Agent, sitekey und origin, um Menschen von Bots zu unterscheiden.

Zum Schutz vor Missbrauch speichert der Server bis zu zehn Minuten lang einen SHA-256-Hash der Client-IP-Adresse und einen Anfragezähler. Das sind pseudonymisierte personenbezogene Daten, keine anonymen Daten. Der Zähler enthält weder Namen noch E-Mail-Adressen oder Nachrichtentexte und wird nur zwischen den Anwendungsinstanzen der Website geteilt.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Sicherheit der Website: berechtigte Interessen daran, die Website verfügbar zu halten, Fehler zu erkennen und sie gegen Missbrauch zu schützen — Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
• Eingehende Anfragen: berechtigte Interessen daran, Ihre Frage zu beantworten und die Korrespondenz zu verwalten, auch mit einer Organisation, die Sie vertreten — Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f. Durch eine Nachricht abonnieren Sie keine Werbemitteilungen.
• Anträge zur Ausübung von Datenschutzrechten oder eine verbindliche gesetzliche Pflicht: Erfüllung der einschlägigen gesetzlichen Verpflichtung — Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c. Für einen konkreten Rechtsanspruch notwendige Unterlagen können nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f aufbewahrt werden.

3. Empfänger

Zugriff haben nur die Betreiberin, Personen, die zur Verwaltung der Website oder zur Beantwortung von Nachrichten befugt sind, sowie diese Anbieter und ihre zugelassenen Unterauftragnehmer. Die Anbieter verarbeiten Informationen auch für eigene Sicherheitszwecke und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß ihren Datenschutzhinweisen. Daten können an zuständige Behörden weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, oder an Berater im Zusammenhang mit einem konkreten Rechtsanspruch. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Cloudflare handelt beim Schutz dieser Website als Auftragsverarbeiter und bei der Verbesserung der Bot-Erkennung von Turnstile als Verantwortlicher, wie im Turnstile-Datenschutznachtrag erläutert.

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: stellt das Hosting für die Webanwendung auf dem Ursprungsserver in Deutschland bereit.
• Cloudflare, Inc. — Vereinigte Staaten: Stellt DNS, den Auslieferungs- und Sicherheitsproxy der Website sowie Email Service für den Versand von Formularnachrichten und die Weiterleitung von E-Mails an hello@specus.ai bereit. Verarbeitet werden Website-Anfragedaten sowie Inhalte und Metadaten, die für die E-Mail-Zustellung erforderlich sind. Das Data Processing Addendum ist für die Verarbeitung von Kundeninhalten Bestandteil des Self-Serve Subscription Agreement.
• Microsoft — Outlook.com für Privatkunden: empfängt und speichert die Korrespondenz. Microsoft Corporation und Microsoft Ireland Operations Limited erläutern ihre Verarbeitung als Verantwortliche in der Datenschutzerklärung. Dies ist ein Privatkundenpostfach, kein Microsoft-365-Geschäftskonto mit einer entsprechenden geschäftlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

4. Internationale Übermittlungen

Der Ursprungsserver steht in Deutschland. Das bedeutet nicht, dass die gesamte Verarbeitung von Website- und E-Mail-Daten im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfolgt. Cloudflare ist weltweit tätig und kann Daten außerhalb des EWR, unter anderem in den USA, verarbeiten. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sieht Übermittlungen im Rahmen des EU–US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Schutzmaßnahmen für Übermittlungen vor, die besonderen Beschränkungen unterliegen.

Microsoft kann Postfachdaten im EWR, in den USA und in anderen Ländern verarbeiten, in denen sich Einrichtungen des Unternehmens oder seiner Anbieter befinden. Die Datenschutzerklärung erläutert die maßgeblichen Standorte, Angemessenheitsbeschlüsse, das EU–US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Die nachstehenden Links erläutern diese Garantien und die Standorte der Unterauftragnehmer. Sie können auch unter hello@specus.ai Informationen oder eine Kopie der einschlägigen Garantien anfordern, soweit dies mit dem erforderlichen Schutz vertraulicher Informationen vereinbar ist.

5. Speicherdauer

• Allgemeine Anfragen: Nachrichten und Kontaktdaten werden zwölf Monate nach dem letzten Austausch aus dem Postfach gelöscht. Die Betreiberin prüft die Korrespondenz manuell und löscht sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Website verfügt weder über eine Korrespondenzdatenbank noch über eine automatische Aufgabe zum Löschen von E-Mails.
• Die routinemäßige Protokollierung von Seitenzugriffen ist deaktiviert. Technische Anwendungs- und Proxyprotokolle werden nach Größe rotiert: höchstens drei Dateien mit je 10 MB pro Container, wobei die älteste Datei bei der Rotation gelöscht wird. Dies ist eine Größenbegrenzung, keine Zusage einer Löschung nach einer festen Anzahl von Tagen. Namen, E-Mail-Adressen und Nachrichtentexte aus Kontaktanfragen werden nicht in Anwendungsprotokollmeldungen aufgenommen.
• Cloudflare speichert Metadaten zu E-Mail-Versand- und Routingereignissen 31 Tage lang. Dazu können Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtenkennung und Zustellergebnis gehören. Diese Frist ist unabhängig von der Aufbewahrung der Korrespondenz im empfangenden Postfach. Outlook.com kann Nachrichten bis zu 30 Tage nach ihrer Entfernung aus „Gelöschte Elemente“ aufbewahren, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Cloudflare und Microsoft bestimmen die Aufbewahrung ihrer eigenen Sicherheits- und rechtlichen Unterlagen anhand des Dienstzwecks, der Sicherheitsrisiken und der geltenden Pflichten, die in ihren Datenschutzhinweisen beschrieben sind. Wir exportieren kein zusätzliches Archiv der Website-Verkehrsprotokolle.
• Eine konkrete gesetzliche Pflicht oder ein Rechtsstreit kann eine getrennte Aufbewahrung einschlägiger Unterlagen bis zum Ende der Pflicht oder zur endgültigen Erledigung einschließlich einer Vollstreckung erfordern. Das verlängert nicht die Speicherung jeder Anfrage.
• Missbrauchszähler des Kontaktformulars: Der Zähler läuft spätestens zehn Minuten nach der ersten gezählten Anfrage automatisch ab. Weitere Versuche verlängern diese Frist nicht. Die Redis-Persistenz ist für diesen Zähler deaktiviert.
• Turnstile-Prüfung: Tokens laufen nach 5 Minuten ab und können nur einmal verwendet werden. Die Anwendung hält sie ausschließlich zur Prüfung im Arbeitsspeicher vor und speichert oder protokolliert sie nicht.

6. Ihre Rechte

Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Datenübertragbarkeit gilt für automatisierte Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Die Verarbeitung muss dann eingestellt werden, sofern keine überwiegenden Gründe oder eine Notwendigkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen.

Schreiben Sie an hello@specus.ai. Wir antworten unverzüglich und innerhalb eines Monats. Wenn die Komplexität oder die Anzahl der Anträge eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate erfordert, erläutern wir dies innerhalb des ersten Monats. Bei begründeten Zweifeln können wir angemessene Nachweise zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern. Anträge sind in der Regel kostenlos; die Ausnahmen für offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge ergeben sich aus Artikel 12 Absatz 5.

7. Beschwerden

Sie können sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere im Staat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des behaupteten Verstoßes, ohne uns vorher zu kontaktieren. Portugals Behörde ist die Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt, geral@cnpd.pt.

8. Ihre Entscheidung und Änderungen

Eine Anfrage ist freiwillig und gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Formular benötigt einen Namen, eine gültige E-Mail-Adresse und eine Nachricht, damit wir Ihre Anfrage verstehen und beantworten können. Ohne die erforderlichen Angaben kann das Formular Ihre Anfrage nicht senden. Auch beim normalen Besuch werden die oben beschriebenen technischen Daten verarbeitet.

Diese Website trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und erstellt keine Werbeprofile. Browserspeicher wird auf der Cookie-Seite erklärt. Zusätzliche Verarbeitung bei einem künftigen Produktstart wird vor ihrem Beginn erläutert. Das Datum kennzeichnet diese Fassung.

9. Wenn britisches Datenschutzrecht gilt

Britisches Recht richtet sich nach der tatsächlichen Verarbeitung, nicht nach der gewählten Sprache. Du kannst die einschlägigen Rechte der UK GDPR ausüben und ohne Konto eine Datenschutzbeschwerde an hello@specus.ai richten. Die geltenden britischen Vorschriften verlangen eine Eingangsbestätigung innerhalb von 30 Tagen, eine angemessene Untersuchung und die Mitteilung des Ergebnisses; dies ist von einem Auskunftsantrag zu unterscheiden. Du kannst dich beim ICO beschweren. Übermittlungen müssen die einschlägigen britischen Anforderungen erfüllen; ein EU-Mechanismus belegt dies allein nicht. Diese Information behauptet weder eine britische Niederlassung noch eine britische Vertretung.

10. Wenn schweizerisches Datenschutzrecht gilt

Wenn das schweizerische DSG gilt, kannst du ohne Konto Informationen, Berichtigung und die gesetzlich vorgesehenen Rechtsbehelfe über hello@specus.ai verlangen. Du kannst dem EDÖB ein Anliegen melden. Die Zielländer und Übermittlungsgarantien müssen für die tatsächlich genutzte Funktion einschließlich weiterer Verarbeitung benannt werden; europäisches Hosting belegt nicht, dass alle Daten in Europa bleiben. Diese Information behauptet weder eine schweizerische Niederlassung oder Vertretung noch eine uneingeschränkte Nutzung aller Funktionen in der Schweiz.