Privacybeleid

1. Gegevens die we verwerken

Voor het aanbieden en beveiligen van de website worden uw IP-adres, opgevraagde URL, tijdstip van de aanvraag en browser-/apparaatheaders verwerkt, waaronder uw voorkeurstalen. Cloudflare verwerkt verbindings- en beveiligingsinformatie en maakt operationele verkeersstatistieken. De applicatie bevat geen advertenties, bezoekersanalyse of sessieopnamen.

Gegevens die u verstrekt via het contactformulier: Jouw naam *; Uw e-mailadres; Het bericht dat je schrijft. Als u ons rechtstreeks een e-mail stuurt, ontvangen we uw e-mailadres, de naam die u opgeeft, het bericht, de metagegevens van de levering en eventuele bijlagen die u verzendt. Stuur alleen informatie die nodig is om uw vraag te verklaren en voeg geen wachtwoorden, identiteitsdocumenten of gevoelige persoonlijke informatie toe.

Stuur alleen wat nodig is om uw vraag toe te lichten. Stuur geen wachtwoorden, identiteitsdocumenten, huurdersdossiers of gevoelige persoonsgegevens.

Bij gebruik van het contactformulier wordt Cloudflare Turnstile geladen. Deze dienst verwerkt het IP-adres, de TLS-vingerafdruk en de signalen User-Agent, sitekey en origin om mensen van bots te onderscheiden.

Om misbruik van het contactformulier te beperken, slaat de server een SHA-256 hash van het IP-adres van de klant en een aantal verzoeken op voor maximaal tien minuten. Dit zijn gepseudonimiseerde persoonsgegevens, geen anonieme gegevens. De teller bevat geen naam, e-mailadres of berichttekst en wordt alleen gedeeld tussen de toepassingsexemplaren van de site.

2. Doeleinden en rechtsgrond

• Aanbieden en beveiligen van de website: gerechtvaardigde belangen bij het beschikbaar maken van de site, het onderzoeken van storingen en bescherming tegen misbruik — artikel 6(1)(f) AVG.
• Binnenkomende vragen: gerechtvaardigde belangen bij het beantwoorden van uw vraag en het beheren van correspondentie, waaronder communicatie met een organisatie die u vertegenwoordigt — artikel 6(1)(f). Een bericht versturen schrijft u niet in voor marketing.
• Verzoeken over gegevensrechten of een bindende wettelijke plicht: naleving van de toepasselijke wettelijke verplichting — artikel 6(1)(c). Gegevens die nodig zijn voor een specifieke rechtsvordering kunnen worden bewaard op grond van artikel 6(1)(f).

3. Wie gegevens ontvangt

Toegang is beperkt tot de exploitant, bevoegde personen die de website beheren of berichten beantwoorden, en deze dienstverleners en hun bevoegde onderaannemers. Dienstverleners verwerken daarnaast informatie voor hun eigen beveiligings- en wettelijke doeleinden volgens hun verklaringen. Gegevens kunnen aan een bevoegde instantie worden verstrekt als de wet dat vereist, of aan adviseurs voor een specifieke rechtsvordering. We verkopen geen persoonsgegevens.

Cloudflare treedt op als verwerker bij het beveiligen van deze site en als verwerkingsverantwoordelijke bij het verbeteren van de botdetectie van Turnstile, zoals toegelicht in het privacyaddendum van Turnstile.

• Hetzner Online GmbH, Duitsland: host de applicatie op de oorsprongserver in Duitsland.
• Cloudflare, Inc. — Verenigde Staten: Biedt DNS, de leverings- en beveiligingsproxy van de website en e-mailservice voor het verzenden van formulierberichten en het doorsturen van e-mail die is geadresseerd aan hello@specus.ai. Het verwerkt websiteverzoekgegevens en de berichtinhoud en metagegevens die nodig zijn voor e-maillevering. Het Addendum voor gegevensverwerking is opgenomen in de Self-Service-abonnementsovereenkomst voor de verwerking van klantinhoud.
• Microsoft — Outlook.com voor consumenten: ontvangt en bewaart de correspondentiemailbox. Microsoft Corporation en Microsoft Ireland Operations Limited beschrijven hun verwerking als verwerkingsverantwoordelijke in de Microsoft Privacy Statement. Dit is een consumentenmailbox, geen zakelijke Microsoft 365-account met een zakelijke verwerkingsovereenkomst.

4. Internationale doorgiften

De oorsprongserver staat in Duitsland. Dat betekent niet dat alle website- en e-mailverwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijft. Cloudflare werkt wereldwijd en kan gegevens buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Het DPA voorziet voor beperkte doorgiften in het EU–VS-kader voor gegevensbescherming en standaardcontractbepalingen, met aanvullende waarborgen.

Microsoft kan mailboxinformatie verwerken in de EER, de Verenigde Staten en andere landen waar zijn vestigingen of dienstverleners actief zijn. Zijn privacyverklaring beschrijft de betreffende locaties, adequaatheidsbesluiten, het EU–VS-kader voor gegevensbescherming en standaardcontractbepalingen. De links naar dienstverleners hieronder lichten die waarborgen en locaties van onderaannemers toe. U kunt ook informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen aanvragen via hello@specus.ai, met de noodzakelijke bescherming van vertrouwelijke informatie.

5. Bewaartermijnen

• Gewone vragen: berichten en contactgegevens worden 12 maanden na het laatste contact uit de correspondentiemailbox verwijderd. De exploitant controleert en verwijdert verlopen correspondentie handmatig; de website heeft geen correspondentiedatabase of automatische taak om e-mails te verwijderen.
• Routinematige logging van paginatoegang is uitgeschakeld. Technische applicatie- en proxylogboeken worden gerouleerd op grootte: maximaal drie bestanden van 10 MB per container, waarbij het oudste bestand wordt verwijderd bij rotatie. Dit is een op grootte gebaseerde limiet, geen belofte van verwijdering na een vast aantal dagen. Namen van contactpersonen, e-mailadressen en de hoofdtekst van berichten worden uitgesloten van toepassingslogboekberichten.
• Cloudflare bewaart metagegevens over het verzenden van e-mails en het routeren van gebeurtenissen gedurende 31 dagen. Deze records kunnen de afzender, de ontvanger, het onderwerp, de bericht-id en het bezorgresultaat bevatten. Deze periode staat los van de correspondentie die in de ontvangende mailbox wordt bewaard. Outlook.com kan berichten tot 30 dagen bewaren nadat ze zijn verwijderd uit Verwijderde items, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Cloudflare en Microsoft bepalen ook de bewaartermijn voor hun eigen beveiligings- en wettelijke gegevens met behulp van het servicedoel, de beveiligingsrisico's en de toepasselijke wettelijke verplichtingen die worden beschreven in hun gepubliceerde privacykennisgevingen. We exporteren geen extra archief van websiteverkeerslogboeken.
• Een specifieke wettelijke verplichting of een geschil kan vereisen dat relevante gegevens apart worden bewaard totdat die verplichting eindigt of de zaak en eventuele tenuitvoerlegging definitief zijn afgerond. Dit verlengt niet de bewaartermijn van elke vraag.
• Neem contact op met de misbruikteller: Verloopt automatisch uiterlijk tien minuten na het eerste getelde verzoek. Bij verdere pogingen begint die periode niet opnieuw. Redis-persistentie is uitgeschakeld voor deze teller.
• Turnstile-controle: Tokens verlopen na 5 minuten en kunnen maar één keer worden gebruikt. De applicatie houdt ze alleen voor de controle in het geheugen en slaat ze niet op of schrijft ze niet naar logbestanden.

6. Uw rechten

Onder de toepasselijke AVG-voorwaarden kunt u inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens vragen. Overdraagbaarheid geldt bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst. Om redenen die verband houden met uw situatie kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen; deze moet stoppen tenzij zwaarder wegende gronden of de behandeling van rechtsvorderingen dit verhinderen.

Schrijf naar hello@specus.ai. We antwoorden zonder onredelijke vertraging en binnen één maand; als de complexiteit of het aantal verzoeken tot twee extra maanden vereist, leggen we dat binnen de eerste maand uit. Bij redelijke twijfel kunnen evenredige identiteitscontroles worden gevraagd. Verzoeken zijn normaal gratis; de uitzonderingen voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken staan in artikel 12(5).

7. Klachten

U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name waar u gewoonlijk woont of werkt of waar een vermeende inbreuk plaatsvond. U hoeft niet eerst contact met ons op te nemen. De Portugese autoriteit is de Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt, geral@cnpd.pt.

8. Uw keuze en wijzigingen

Het verzenden van een aanvraag is vrijwillig en geen wettelijke verplichting. Het formulier vereist een naam, een geldig e-mailadres en een bericht zodat we het kunnen begrijpen en beantwoorden. Zonder de vereiste informatie kan het formulier uw aanvraag niet verzenden. Bij normaal surfen vindt de hierboven beschreven technische verwerking nog steeds plaats.

Deze landingpage neemt geen geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen en maakt geen marketingprofielen. Browseropslag wordt op de cookiepagina beschreven. Extra verwerking bij een toekomstige productintroductie wordt uitgelegd voordat zij begint. De bovenstaande datum identificeert de versie van deze verklaring.

9. Waar Britse gegevensbeschermingswetgeving geldt

Britse wetgeving geldt op basis van de daadwerkelijke verwerking, niet de gekozen taal. U kunt toepasselijke UK GDPR-rechten uitoefenen en zonder account een gegevensbeschermingsklacht indienen via hello@specus.ai. Toepasselijke Britse regels vereisen bevestiging van een klacht binnen 30 dagen, passend onderzoek en communicatie van de uitkomst; dit staat los van een inzageverzoek. U kunt een klacht indienen bij de ICO. Doorgiften moeten aan de relevante Britse eisen voldoen; een EU-mechanisme toont op zichzelf niet aan dat daaraan is voldaan. Deze verklaring stelt geen Britse vertegenwoordiger of vestiging.

10. Waar Zwitserse gegevensbeschermingswetgeving geldt

Waar de Zwitserse FADP geldt, kunt u zonder account informatie, correctie en beschikbare rechtsmiddelen volgens die wet vragen via hello@specus.ai. U kunt een probleem melden bij de FDPIC. Relevante bestemmingslanden en doorgiftewaarborgen moeten voor de feitelijke functie worden vastgesteld, inclusief verdere verwerking; Europese hosting alleen bewijst niet dat alle gegevens in Europa blijven. Deze verklaring stelt geen Zwitserse vestiging, vertegenwoordiger of onbeperkt recht om iedere functie in Zwitserland te gebruiken.